Het wordt me zo vaak gevraagd: “wat zijn RSS feeds”, “hoe stel je een Google Alert in” en “waar haal je de tijd vandaan”? Tijd voor een stoomcursusje nieuwigheden dus. Stop met piepen over deadlines, tijdgebrek en werkdruk. Maak het jezelf gemakkelijk en leer eerst goed met de nieuwe technieken werken. Je kunt het jezelf heel gemakkelijk maken, als jij de computer maar vertelt wat hij moet doen.
Eerst maak je maar eens een Google account aan. Dat kan met ELK e- mailadres, je hoeft geen Gmail account te hebben (al wil Google dat wel graag). Ga naar www.google.nl en registreer jezelf.

Gmail (of andere webbased mail)
Nu we het er toch over hebben, als je tijd wilt besparen is het heel handig om je mail uit te lezen waar je ook wilt. Je hoeft niet steeds die hele computer op te starten. Gmail gebruiken heeft als voordeel dat alle telefoons en bv de iPad zijn ingericht op het snel uitlezen van webbased mail. Je hoeft maar 1 keer je instellingen op te geven en daarna is het echt maar 1 druk op de knop. Voorbeelden van webbased mail zijn Gmail, Hotmail, Yahoo mail.

Google Alerts
Als ondernemer wil ik weten wat ze over mij schrijven. Daarom heb ik al jaren een Google Alert op mijn naam ingesteld. Als er ergens op internet iets wordt gepubliceerd met mijn naam ontvang ik een mailtje van google met de link van de bron. Handig, nuttig en ook zakelijk nodig. Hoe doe je dat? Ga naar je google account en kies ‘nog meer opties’. Zoek naar meldingen of alerts. En begin met invullen.

RSS feeds
Voor veel mensen zijn RSS feeds onbekend. En dat is jammer. Stel dat er 5 websites zijn die je wilt volgen, danga je nu nog naar 5 verschillende websites en moet je zelf kijken of er iets nieuws is bijgekomen. Dat kost veel tijd. Zou het niet handig zijn als je maar op 1 plek hoeft te kijken en dat allles voor je verzameld wordt? Dat kan. Het produkt Google Reader kan dit.

Hoe werkt het:
- ga naar een favoriete website van je
-zoek het RSS feed symbool en klik erop
- laat de feed toevoegen aan Google Reader
- klaar!
Herhaal dit proces bij al je favoriete websites en maak er een gewoonte van om je Reader uit te lezen. Bespaart je veel tijd.

Note: ook Marktplaats levert feeds op maat. Ben je op zoek naar iets specifieks? Zoek 1 keer in Marktplaats en maak daarna de feed aan. Mis je niks.

Smartphone
Trakteer jezelf op een telefoon die gemakkelijk te bedienen is en waar internet op zit. Scheelt ook veel tijd.

Ipad of andere tablet
En verwen jezelf nog meer, koop een iPad of ander tablet PC. Dat is echt handig. Zo zit ik nu in de trein op de iPad deze column te tikken. Als ik sta te koken ligt de iPad ernaast om even de mail uit te lezen of te twitteren. En al mijn favoriete liedjes staan erop. Op de iPad zit ook een volledige iPod.

Trein
Reis zo veel mogelijk met de trein, bij voorkeur eerste klas. Tijd genoeg om even te lezen, schrijven, mailen, twitteren, etc. Als alles goed gaat kom je heerlijk ontspannen aan op je bestemming.

OV-fiets
Voor het laatste stukje van mijn reis maak ik vaak gebruik van de OV-fiets. Snel, goedkoop en leuk om door de verschillende steden te fietsen. Op mijn telefoon staat Google Maps, ik verdwaal nooit.

Tip: bij Seats 2 Meet is elke maand een Internet practicum, gratis! Kijk hier voor meer informatie.

Sinds enige maanden ben ik voor de facturatie volledig overgestapt op Moneybird, een Nederlands digitaal factureringsprogramma.

Naar volle tevredenheid! En waarom?

Veel ondernemers worstelen met Excel en Word om hun facturen en overzichten in orde te krijgen. Gedoe, kost veel tijd en is foutgevoelig. Tegenwoordig noem ik in al mijn presentaties en lezingen Moneybird, en er komt steeds meer vraag uit de zaal of dat handig is en hoe dat werkt.

Ja, het is zeer handig. Facturen zijn te veranderen en dus vooraf als concept op te slaan. En kan de factuur weg dan is het echt maar 1 druk op de knop en weg.

In 1 oogopslag heb je een overzicht van openstaande, betaalde of concept facturen. Het versturen van een herinnering is een fluitje van een cent.

Het goede nieuws voor de kleinere ondernemer: drie facturen per maand is gratis gebruik maken van Moneybird, heb je meer facturen nodig betaal je slechts Euro 10,00 per maand.

Je kunt je facturen je eigen logo en lettertype meegeven. De ontvanger ontvangt de factuur per mail met je factuur als PDF. Dit is inmiddels toegestaan door de Belastingdienst.

En wil de klant een factuur per post, dat kan ook. Voor Euro 1,00 verstuurt Moneybird je factuur per post. Of je print hem uit en verstuurt hem zelf.

En het allerleukste: de mede-oprichter van Moneybird is Edwin Vlieg, inderdaad een Nederlander. Op Twitter is hij te vinden als @edwin_v en hij geeft razendsnel antwoord op Moneybird vragen. De helpdesk is niet nodig.

Voor alle mogelijkheden van Moneybird, zie http://www.moneybird.nl

Als rechtgeaarde digitaal netwerker vind ik het gedoe met Excel bestanden, Word documenten en PDF’jes maken in het kader van de facturatie een hoop gedoe. Vandaar dat ik een aantal maanden geleden begon met het uitzoeken van een digitaal factureringsprogramma.

Als eerste bezoek je http://www.factuurgids.nl/. Hier vind je een overzicht van mogelijke aanbieders. Ik heb de bovenste 2 uitgebreid getest, te weten Moneybird en FactuurSturen.

Moneybird
Een Nederlands product met een bijzonder snelle helpdesk en hulp. Zeer gebruiksvriendelijk met welhaast intuïtieve bediening.

Maximaal 3 facturen per maand? Dan is Moneybird gratis. Ga je meer factureren, dan betaal je slechts Euro 10,00 per maand.

• Moneybird telt factuurnummers en klantnummers automatisch door.
• Een herinnering sturen is echt maar 5 seconden werk.
• In één oogopslag zie je welke facturen betaald, verlopen en openstaand zijn.
• Verstuurde facturen zijn aan te passen en nogmaals te versturen.
• Via een totaaloverzicht zie je meteen hoeveel er nog open staat en hoeveel al betaald is.
• Factuur layout aan te passen, ook met logo.
• Inkomende facturen zijn ook te registreren.

Verder niets dan lof. Klik hier voor een gratis kennismaking: http://www.moneybird.nl

Factuursturen.nl

Factuursturen is een degelijk product. De bediening is wat minder gemakkelijk dan bij Moneybird. Je moet meer uitzoeken voor je echt aan het werk kunt. Eénmaal gewend is ook Factuursturen gemakkelijk te bedienen.

• Automatische nummering van facturen en klanten
• Standaard producten beschikbaar voor facturen (hoef je niet steeds overnieuw te typen)
• In 1 oogopslag te zien welke facturen verlopen zijn
• Herinnering sturen is gemakkelijk
• Factuur layout aan te passen, met eigen logo mogelijk.
• Offertes ook te maken via Factuursturen.

Kosten: eerste maand volledig gratis, daarna Euro 0,40 per factuur met een maximum van Euro 10,00. Verstuur je niet zoveel facturen dan is dit je beste keus. Klik op http://www.factuursturen.nl voor de gratis eerste maand.

Beide programma’s versturen de mail met de factuur als PDF attachment erbij. En: het mag van de fiscus!

Succes en focus op ondernemen, niet op administreren!